Wróć do bloga
    Case study

    Controlling Zleceń: +3 p.p. Marży w 6 Miesięcy [Case Study]

    Controlling zleceń transportowych pozwala na wzrost marży o 2-4 punkty procentowe w ciągu pierwszych 6-9 miesięcy. Jest to możliwe dzięki przejściu z ręcznego raportowania w Excelu na zautomatyzowany system analityczny, który dostarcza dane o rentowności w czasie rzeczywistym. Poniższe case study pokazuje, jak osiągnęliśmy to w średniej wielkości polskiej spedycji, generując zwrot z inwestycji w niecałe 3 miesiące.

    Jakie były wyzwania operacyjne w controllingu zleceń?

    Głównym wyzwaniem był całkowity brak wglądu w rentowność zleceń w czasie rzeczywistym. Decyzje podejmowane przez spedytorów i zarząd opierały się na intuicji i przestarzałych danych, co prowadziło do systematycznej erozji marży. Firma nie wiedziała, którzy klienci i które trasy faktycznie przynoszą zysk.

    Klient, z którym pracowaliśmy, to średniej wielkości firma spedycyjna z zespołem 25 spedytorów, realizująca około 900 transportów FTL miesięcznie. Jak wiele firm w branży TSL, organizacja osiągnęła punkt, w którym arkusze Excel i podstawowe funkcje raportowe w systemie TMS przestały wystarczać. Proces controllingu był powolny, manualny i obarczony dużym ryzykiem błędu. Dedykowany analityk poświęcał dwa pełne dni robocze na koniec każdego miesiąca, aby zebrać dane z różnych źródeł, połączyć je i przygotować raport rentowności. W momencie, gdy raport trafiał na biurko zarządu, dane były już historyczne, a na podjęcie działań korygujących było za późno.

    Co gorsza, system premiowy spedytorów oparty był na obrocie i liczbie zrealizowanych zleceń. To motywowało zespół do maksymalizacji wolumenu, często kosztem marży. Spedytorzy intuicyjnie czuli, które zlecenia są „lepsze”, ale nie mieli narzędzi, by w kilka sekund ocenić realny zysk z danej operacji. Prowadziło to do akceptowania zleceń o niskiej, a czasem nawet ujemnej rentowności, co negatywnie odbijało się na wyniku finansowym całej firmy.

    Jakie rozwiązanie wdrożyliśmy do analizy rentowności?

    Rozwiązaniem problemu stał się dedykowany kokpit controllingowy, zaprojektowany i wdrożony przez appwise.pl. System został zintegrowany z istniejącym w firmie TMS-em oraz oprogramowaniem księgowym, aby w pełni zautomatyzować proces obliczania i wizualizacji marży na każdym pojedynczym zleceniu.

    Nasze podejście nie zakładało rewolucji i wymiany całego systemu TMS, co byłoby projektem kosztownym, ryzykownym i długotrwałym. Zamiast tego, stworzyliśmy lekką, wyspecjalizowaną warstwę analityczną, która działa na podstawie danych z już używanych narzędzi. Kokpit w czasie rzeczywistym pobierał informacje o stawkach od klientów i kosztach przewoźników z TMS, a dane o fakturach i kosztach dodatkowych z systemu finansowo-księgowego.

    Kluczowym elementem systemu był inteligentny algorytm, który potrafił automatycznie alokować koszty pośrednie (np. koszty stałe biura, pensje) do poszczególnych zleceń. Dzięki temu zarząd po raz pierwszy uzyskał wgląd w pełną rentowność netto, a nie tylko marżę brutto. System udostępniał dane w formie interaktywnych dashboardów, dostosowanych do potrzeb różnych użytkowników:

    • Zarząd i dyrektor operacyjny: Widok strategiczny na całą firmę, rentowność według klientów, spedytorów, kierunków geograficznych, możliwość drążenia danych i identyfikacji trendów.
    • Spedytorzy: Uproszczony widok "kalkulatora rentowności" wbudowany w proces ofertowania. Jeszcze przed akceptacją zlecenia spedytor widział prognozowaną marżę procentową i kwotową.
    • Dział księgowości i controllingu: Narzędzia do automatycznego raportowania, monitorowania odchyleń i głębokiej analizy kosztów.

    Dodatkowo, wdrożyliśmy mechanizm oparty na AI, który na bieżąco analizował planowane zlecenia. System oflagowywał transporty o prognozowanej rentowności poniżej ustalonego progu, dając spedytorowi sygnał do renegocjacji stawki lub dokładniejszej analizy kosztów.

    Jak wyglądał proces wdrożenia dedykowanego systemu?

    Implementacja kokpitu controllingowego była zaplanowanym, trzymiesięcznym procesem, który podzieliliśmy na trzy główne etapy. Celem było jak najszybsze dostarczenie wartości biznesowej przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka i zakłóceń w bieżącej pracy operacyjnej firmy.

    Etap I (Miesiąc 1): Analiza i Architektura. Zaczęliśmy od serii warsztatów z zarządem, kluczowymi spedytorami i działem księgowości. Zmapowaliśmy wszystkie źródła danych – od API systemu TMS, przez pliki Excel z niestandardowymi kosztami, po bazę danych systemu FK. Wspólnie zdefiniowaliśmy precyzyjną logikę obliczania marży netto i zaprojektowaliśmy makiety ekranów dla każdej grupy użytkowników. Ten etap był kluczowy dla zapewnienia, że system będzie w 100% odpowiadał unikalnej specyfice biznesu klienta.

    Etap II (Miesiąc 2): Rozwój i Integracja. Zespół deweloperski appwise.pl przystąpił do budowy silnika analitycznego oraz konektorów do poszczególnych systemów. Równolegle pracowaliśmy na środowisku testowym, zasilając je historycznymi danymi z ostatniego roku. Pozwoliło nam to na weryfikację poprawności algorytmów i porównanie wyników z ręcznymi raportami, co dało klientowi pewność, że system liczy rentowność prawidłowo.

    Etap III (Miesiąc 3): Wdrożenie pilotażowe i szkolenia. Nie wdrażaliśmy systemu od razu w całej firmie. Zaczęliśmy od grupy pilotażowej złożonej z 5 najbardziej doświadczonych spedytorów. Przez dwa tygodnie zbieraliśmy ich feedback, co pozwoliło nam na wprowadzenie drobnych usprawnień w interfejsie i logice. Następnie przeprowadziliśmy szkolenia dla całego zespołu. Skupiliśmy się nie tylko na technicznej obsłudze narzędzia, ale przede wszystkim na zmianie sposobu myślenia – jak wykorzystywać dane do podejmowania lepszych decyzji biznesowych na co dzień. Po tym etapie system został uruchomiony dla wszystkich użytkowników w firmie.

    Jakie były rezultaty finansowe i operacyjne po 6 miesiącach?

    Wdrożenie dedykowanego kokpitu controllingowego przyniosło mierzalne i znaczące rezultaty już w pierwszym półroczu. Firma nie tylko zyskała pełną kontrolę nad rentownością, ale również realnie zwiększyła swoje zyski i efektywność operacyjną. Zwrot z inwestycji był jednym z najszybszych, jakie odnotowaliśmy w naszych projektach.

    • Wzrost marży netto o 3,2 p.p.: Średnia rentowność netto na zleceniach wzrosła z 8,1% do 11,3%. Przełożyło się to na dodatkowe 45 000 PLN zysku każdego miesiąca przy zachowaniu tego samego wolumenu zleceń.
    • Redukcja czasu na raportowanie o 98%: Czas potrzebny na przygotowanie kluczowego raportu rentowności dla zarządu spadł z 16 godzin (2 dni robocze) do mniej niż 15 minut. To pozwoliło przesunąć analityka do zadań o wyższej wartości, takich jak analiza przyczyn odchyleń zamiast żmudnego zbierania danych.
    • Spadek liczby nierentownych zleceń o 70%: System automatycznie zidentyfikował klientów i trasy, które generowały zlecenia o marży poniżej progu opłacalności. Dzięki temu spedytorzy mogli renegocjować stawki lub świadomie rezygnować z nierentownych transportów.
    • Zwrot z inwestycji (ROI) w 2,7 miesiąca: Całkowity koszt projektu, obejmujący analizę, development i wdrożenie, wyniósł 120 000 PLN. Biorąc pod uwagę miesięczny wzrost zysku o 45 000 PLN, cała inwestycja zwróciła się w niecałe trzy miesiące.
    • Zmiana kultury organizacyjnej: Wprowadzenie nowego systemu i powiązanie go ze zaktualizowanym systemem premiowym (opartym na marży, a nie obrocie) sprawiło, że spedytorzy zaczęli myśleć jak managerowie. Zaczęli aktywnie szukać sposobów na optymalizację kosztów i maksymalizację zysku na każdym frachcie.

    Czy gotowy TMS nie mógł rozwiązać tego problemu?

    Standardowy, „pudełkowy” system TMS często nie jest w stanie rozwiązać tego specyficznego problemu. Ich moduły controllingowe są z reguły zbyt generyczne i nie uwzględniają unikalnej struktury kosztowej oraz logiki biznesowej danej firmy spedycyjnej. Próba ich adaptacji jest albo niemożliwa, albo wiąże się z kosztami porównywalnymi z budową dedykowanego rozwiązania.

    Klient korzystał z popularnego na rynku TMS-a w modelu SaaS, który świetnie sprawdzał się w zarządzaniu operacjami, ale całkowicie zawodził w obszarze controllingu finansowego. Wymiana całego systemu tylko dla lepszych raportów byłaby operacją na otwartym sercu – drogą, ryzykowną i paraliżującą firmę na wiele miesięcy. Podejście chirurgiczne, które zastosowaliśmy w appwise.pl, okazało się znacznie skuteczniejsze. Zamiast rewolucji, dostarczyliśmy precyzyjne narzędzie, które rozwiązało jeden, najbardziej palący problem, integrując się z istniejącym ekosystemem IT. To dowód, że mądra cyfryzacja nie zawsze oznacza wymianę wszystkiego, a budowa dedykowanego rozwiązania często jest najszybszą drogą do realnego wzrostu rentowności.

    O autorze

    Piotr Jacek Tabor — CEO appwise.pl. Ekspert automatyzacji i cyfryzacji transportu. Od lat wdraża dedykowane systemy IT i agentów AI w firmach spedycyjnych i transportowych, eliminując pracę ręczną i zwiększając kontrolę nad realizacją zleceń.