Przy realizacji projektów IT niezwykle istotne jest, by zleceniodawca i wykonawca dobrze się rozumieli i dokładnie wiedzieli, dokąd prowadzi ich współpraca. Aby było to możliwe, muszą oni jasno określić swoje cele oraz wzajemne oczekiwania. Najważniejsze informacje dotyczące założeń współpracy przy realizacji projektu IT zawarte są w dokumencie znanym jako brief projektowy.
Brief projektowy powinien być przygotowany tak, by software house był w stanie określić, czy jest w stanie podjąć się realizacji danego projektu. Musi więc zawierać jak najdokładniejszy opis wymagań stawianych przed daną aplikacją lub oprogramowaniem. Na jego podstawie powinno być możliwe stworzenie kompleksowej wyceny projektu. Dobrze przygotowany brief pozwala zaoszczędzić czas, a także uniknąć ewentualnych rozczarowań.
W briefie projektowym dla software house’u należy zawrzeć dane zleceniodawcy, a także wymagania i cele biznesowe stawiane przed oprogramowaniem, jego funkcje, rodzaj aplikacji, grupę docelową dla oprogramowania, jak również szacowany budżet i czas realizacji projektu.
W briefie projektowym dla software house’u Klient powinien przedstawić wymagania funkcjonalne, jakie ma spełniać aplikacja, a także opisać wszystkie stawiane przez nią cele biznesowe, czyli to, co ma zostać zrealizowane dzięki projektowi. Jeżeli oprogramowanie ma rozwiązywać konkretne problemy, z jakimi boryka się dana organizacja, także one powinny być wymienione i opisane w briefie projektowym.
Niezwykle istotnym punktem briefu projektowego jest określenie funkcji, jakie powinna posiadać aplikacja lub oprogramowanie. W tym miejscu należy wskazać, co dany system ma umożliwiać. Warto również określić, co nie będzie potrzebne i które z funkcji można pominąć. Oczywiście, lista funkcji zawarta w briefie nie jest ostateczna i może ulec zmianie, umożliwia jednak stworzenie ogólnego zarysu projektu i stanowi punkt wyjścia dla dalszych prac.
Ustalenie tego, jaki rodzaj aplikacji ma zostać stworzony, pozwala software house’owi określić technologie, wymagane kompetencje, wielkość zespołu oraz czas potrzebny do zrealizowania projektu. Na podstawie tych czynników szacuje następnie wstępny koszt oprogramowania, który jest przedstawiany Klientowi przed rozpoczęciem prac nad oprogramowaniem.
W briefie projektowym warto zawrzeć także grupę docelową, a więc określić, kto będzie miał dostęp do oprogramowania. W zależności od aplikacji mogą to być klienci firmy lub jej poszczególne działy. Podanie tej informacji do wiadomości software house’u na samym początku współpracy pozwala odpowiednio zaplanować działania i skierować pracę na odpowiednie tory.
Istotnym elementem briefu projektowego jest szacowany budżet. Dzięki niemu software house może zestawić oczekiwania Klienta z realiami realizacji zlecenia i przygotować adekwatną propozycję.
W briefie projektowym należy również zawrzeć informację na temat tego, na kiedy system lub aplikacja powinny być gotowe. Daje to software house’owi dokładny ogląd sytuacji i pozwala określić, czy będzie on w stanie zrealizować zlecenie we wskazanym przez Klienta terminie.
W zależności od potrzeb, brief projektowy może zostać uzupełniony o projekt graficzny lub makiety, które sprzyjają wizualizacji aplikacji i ułatwiają sporządzenie wyceny.
Dobrze przygotowany brief projektowy ułatwia zrozumienie potrzeb, celów i specyfiki projektu. Pomaga również w doborze technologii i narzędzi potrzebnych do realizacji zlecenia. Dzięki wyczerpującemu briefowi projektowemu można szczegółowo określić wymagania Klienta, co pozwala uniknąć nieporozumień na dalszych etapach współpracy oraz przyspieszyć rozpoczęcie prac nad projektem.
Przygotowując brief projektowy dla software house’u, warto zawrzeć w nim jak najwięcej szczegółowych informacji dotyczących zlecenia. Równocześnie należy pamiętać, że jest to jedynie wstępny dokument, którego nie należy utożsamiać ze specyfikacją. Podczas rozmów, a nawet później, w trakcie prac nad projektem, pewne elementy mogą wciąż ulec zmianie.
