Zgodnie z definicją, kick-off meeting to technika w zarządzaniu projektem, służąca inauguracji prac. W trakcie tego spotkania ustalane są wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące stylu pracy grupy i sposobu postępowania jej członków. Uwzględniane są przy tym dwa punkty widzenia – klienta oraz zespołu.
Na jakim etapie tworzenia projektu organizuje się kick-off meeting?
Kick-off meeting organizowane jest po podpisaniu umowy, ale przed przystąpieniem prac. Rozpoczyna ono pracę nad nowym projektem, dlatego nazywane jest również spotkaniem inaugurującym projekt lub spotkaniem startowym.
Kto powinien wziąć udział w kick-off meetingu?
W kick-off meetingu powinni wziąć udział klient zlecający wykonanie dedykowanego oprogramowania i zespół projektowy. Spotkanie to daje zleceniodawcy możliwość poznania całego zaangażowanego w projekt zespołu, wraz z kierującym nim Projekt Managerem.
Przebieg projekt kick-off meetingu
W czasie projekt kick-off meetingu klient i członkowie zespołu projektowego mają możliwość zadawania pytań i wyrażania swoich wątpliwości. Spotkanie powinno umożliwiać dyskusję, która dąży do ustalenia spójnej wizji projektu i wypracowania konkretnego planu działania. Podczas rozmów należy ustalić cel, założenia i sposób realizacji projektu, a także formy komunikacji zaangażowanych w niego osób. Konieczne jest także zwrócenie uwagi na potencjalne problemy i wyzwania związane ze zleceniem. Po zakończeniu spotkania każdy z jego uczestników powinien znać cele projektu i wiedzieć, jakie zadanie ma do wykonania.
Czas trwania kick-off meetingu zależy od specyfiki zlecenia, a także tego, czy klient i członkowie zespołu już wcześniej ze sobą współpracowali. O formie i długości spotkania decyduje kierownictwo projektu.
Cele spotkania kick-off projektu
Cele spotkania kick-off projektu można podzielić na cele klienta i cele zespołu projektowego.
Cele klienta
Celami klienta są odpowiednie zaprezentowanie tematyki projektu, poznanie członków zespołu projektowego i przekazanie im swojej wizji, a także podsumowanie wszystkich ustaleń i rozwianie ewentualnych wątpliwości.
Cele zespołu projektowego
Wśród celów zespołu projektowego należy wymienić przede wszystkim:
- zaznajomienie się z tematyką projektu,
- poznanie klienta i jego wizji,
- zapoznanie się poszczególnych członków zespołu projektowego,
- prezentację własnych pomysłów,
- zapewnienie klienta o posiadanych przez zespół kompetencjach.
Dzięki kick-off meetingowi zespół projektowy ma również możliwość podsumowania ustaleń i rozwiania ewentualnych wątpliwości dotyczących zlecenia.
Jak przygotować dobry kick-off meeting?
Kick-off meeting prowadzony jest przez zarządzającego projektem Project Managera. Jego zadaniem jest ustalenie harmonogramu spotkania, który pozwoli wyznaczyć kierunek całego wydarzenia. Odpowiednio sporządzona kick-off meeting agenda gwarantuje uporządkowaną dyskusję i umożliwia uniknięcie chaosu w trakcie rozmów. Składa się na nią pięć punktów, które wyznaczają przebieg spotkania startowego.
Kick-off meeting w Appwise
Podczas kick-off meetingu poznasz cały nasz zespół, który będzie pracował nad tworzeniem na przykład dedykowanego oprogramowania.
Otrzymasz też szczegółowy harmonogram prac, które będą realizowane w ramach Twojego projektu.
Punkt 1: Rozpoczęcie kick-off meetingu
Project Manager rozpoczyna kick-off meeting, witając się ze zgromadzonymi osobami i przedstawiając członków zespołu projektowego. Kolejno następuje autoprezentacja każdego ze specjalistów i scharakteryzowanie roli, jaką odgrywa w realizacji zlecenia.
Punkt 2: Przedstawienie projektu przez klienta
Drugim punktem w harmonogramie kick-off meetingu jest przedstawienie projektu przez klienta. Ma on czas na opisanie celów i założeń zamawianego produktu IT, a także omówienie jego wizji. Na tym etapie spotkania klient powinien również przekazać członkom zespołu projektowego szczegółowe informacje dotyczące sposobu działania oprogramowania, docelowych odbiorców, a także kryteriów sukcesu.
Punkt 3: Przedstawienie technicznego zakresu projektu przez firmę programistyczną
Na kolejnym etapie spotkania startowego firma programistyczna przedstawia techniczny zakres projektu, omawiając konieczne do wykonania zadania i narzędzia potrzebne do ich realizacji. Uczestniczący w kick-off meetingu członkowie zespołu projektowego powinni być w stanie omówić organizację pracy i przedstawić poszczególne kroki działania.
Punkt 4: Pytania
W agendzie każdego kick-off meetingu należy uwzględnić czas na zadawanie pytań. Pozwoli to wyjaśnić ewentualne nieścisłości i pozbyć się obaw, jakie mogły się pojawić u uczestników spotkania. Rozwiązanie możliwych do wystąpienia problemów już na etapie planowania umożliwia wyeliminowanie przyszłych przeszkód, co sprzyja szybszej realizacji projektu.
Punkt 5: Podsumowanie i zakończenie kick-off meetingu
Po wyczerpaniu pytań od uczestników Project Manager podsumowuje całe spotkanie. W wypadku agile kick-off meetingu wyznacza także termin kolejnego zebrania.
Podsumowanie spotkania startowego warto wysłać do jego uczestników w formie tekstowej. Kick-off meeting e-mail umożliwia wszystkim zainteresowanym stronom powrót do ustaleń na każdym etapie projektu.
