Programy biurowe to zbiór aplikacji obsługiwanych z różnych platform systemowych i sprzętowych. Ich celem jest optymalizacja i zwiększenie wydajności pracy biurowej. Najlepsze programy biurowe na rynku mają szerokie zastosowanie i oferują liczne funkcjonalności.
Jakie jest najpopularniejsze oprogramowanie biurowe?
Współcześnie jednym z najpopularniejszych programów biurowych jest Microsoft Office 365. Ta oparta na chmurze usługa oferuje wiele różnorodnych funkcji pomocnych w funkcjonowaniu firmy. W pakiecie Microsoft Office 365 znajdują się takie aplikacje, jak Word, Excel, PowerPoint, przestrzeń na pliki w chmurze OneDrive, aplikacja poczty Outlook oraz nowoczesny komunikator Microsoft Teams. W niektórych wersjach oprogramowania dostępna jest ponadto usługa Exchange, obsługująca pocztę e-mail i synchronizująca firmowe kalendarze oraz kontakty.
Zalety oprogramowania Microsoft Office 365
Do głównych zalet oprogramowania Microsoft Office 365 należą:
- łatwy i szybki dostęp do narzędzi biurowych i dokumentów z każdego miejsca na świecie,
- możliwość pracy na tym samym dokumencie przez wiele osób w tym samym czasie,
- dostęp do wielu narzędzi analitycznych pozwalających na analizę danych i uzyskanie cennych informacji na temat działalności przedsiębiorstwa,
- integracja z innymi narzędziami Microsoft, umożliwiająca łatwą synchronizację danych i dokumentów między różnymi narzędziami.
Wady oprogramowania Microsoft Office 365
Wśród wad oprogramowania Microsoft Office 365 należy wymienić przede wszystkim:
- uzależnienie firmy od dostawcy,
- utratę kontroli nad danymi, które są przechowywane na serwerach zewnętrznych, należących do dostawcy,
- uzależnienie firmy od stabilnego połączenia internetowego i podatność na niekorzystne skutki awarii serwerów,
- wyższy koszt utrzymania, wynikający z konieczności regularnej opłaty abonamentu,
- ryzyko naruszenia prywatności danych i ich kradzieży.
Dlaczego warto inwestować w dedykowane oprogramowanie?
Dedykowane oprogramowanie to system informatyczny powstały w oparciu o indywidualne potrzeby danego użytkownika i odpowiadający specyficznemu profilowi jego działalności. Umożliwia zaplanowanie wszystkich funkcjonalności tak, by odpowiadały one indywidualnym potrzebom biznesowym przedsiębiorstwa.
Dobrze zaprojektowane oprogramowanie dedykowane jest elastyczne, w pełni funkcjonalne i zapewnia efektywną automatyzację procesów biznesowych oraz mniejsze obciążenie struktury informatycznej organizacji. Cechuje się łatwością rozbudowy, skalowania i integracji z innymi systemami IT. Dedykowane programy biurowe w administracji umożliwiają sprawniejszą realizację procesów oraz ograniczają nakład czasu i środków. Pozwalają osiągnąć większą efektywność i prowadzą do wzrostu produktywności pracowników biurowych, co w efekcie pomaga osiągnąć wymierne korzyści finansowe.
Zalety oprogramowania dedykowanego
Dedykowane oprogramowanie biurowe ma wiele zalet. Należą do nich między innymi:
- pełne dopasowanie funkcjonalności do indywidualnych potrzeb,
- większa możliwość personalizacji,
- doskonałe reagowanie oprogramowania na dynamicznie zmieniającą się rzeczywistość,
- łatwość utrzymania oprogramowania,
- łatwość rozbudowy oprogramowania o nowe funkcjonalności,
- sprawna i nieskomplikowana integracja z innymi systemami,
- łatwość analizy danych,
- sprawna komunikacja,
- poprawa wydajności pracy,
- redukcja kosztów operacyjnych i administracyjnych,
- adaptacja do zmian rynkowych, nowych regulacji prawnych i trendów konsumenckich.
W wypadku dedykowanego oprogramowania biurowego prawo własności do systemu pozostaje w rękach użytkownika. Rozwiązanie to prowadzi do usprawnienia obsługi klienta, umożliwia bowiem lepsze zrozumienie jego oczekiwań i pozwala szybciej reagować na jego potrzeby. Istotną zaletą programów dedykowanych jest także to, iż zapewniają one użytkownikowi większe bezpieczeństwo niż ich standardowe, tworzone seryjnie odpowiedniki.
Wady oprogramowania dedykowanego
Mimo wielu zalet, biurowe oprogramowanie dedykowane ma też swoje wady. Początkowo często pojawiają się w nim błędy, firma informatyczna nie miała bowiem możliwości przetestować zastosowanych rozwiązań na innych użytkownikach. Osoby decydujące się na zamówienie specjalnego dedykowanego oprogramowania biurowego muszą również liczyć się z dłuższym czasem potrzebnym na zbudowanie i wdrożenie systemu, niż ma to miejsce przy programach gotowych. Problem ten można jednak ograniczyć poprzez stopniowe budowanie i wdrażanie modułów do organizacji.
Niewątpliwie największą wadą oprogramowania dedykowanego, najczęściej wskazywaną przez różnych użytkowników, jest jego wysoki koszt początkowy. Przy długotrwałej eksploatacji koszt ten jest jednak w stanie szybko się zwrócić.
Skorzystanie z dedykowanego oprogramowania biurowego, zaprojektowanego i stworzonego przez Appwise software house, to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorstw i organizacji, którym nie wystarczają typowe pakiety biurowe.
